Digitalização de Contratos de Fornecedores

Digitalização de Contratos de Fornecedores

Neste case, mostraremos os objetivos e resultados envolvidos na digitalização de contratos de fornecedores – cláusulas, prazos, SLAs, condições comerciais etc – para uma multinacional líder em telecom. O projeto teve duas entregas: padronização dos contratos em formato digital (incluindo parâmetros da área de Auditoria Interna) e geração de base única indexada para input no SAP. O objetivo final era conseguir realizar uma gestão eficiente de seus fornecedores, tendo como base legal os respectivos contratos e não somente “relacionamento” (SLAs, níveis de serviço e qualidade dos produtos, garantias, condições e prazos de pagamento, renovações e aditivos etc).

i. Case: multinacional líder em telecom

ii. Objetivo: digitalizar e padronizar output/input | foco em gestão dos contratos (SLAs, multas, prazos e formas de pagamento, nível de serviços prestados, qualidade dos produtos) e eliminar atividades operacionais e “manuais” envolvidos na digitalização de contratos de fornecedores e sua respectiva extração de informações

iii. Processos e Fluxos envolvidos: Redes, Compras e Auditoria | Digitalização de contratos de fornecedores da VP de Redes

iv. Resultados: ganho de eficiência (100% do backlog de contratos físicos foram digitalizados, padronizados, segmentados, indexados e preparados em batch para input das info no SAP utilizando-se apenas 01 colaborador e inteligência artificial), redução de custos (3x), ganho de assertividade (eliminação de erros operacionais e “manuais”), KPIs online real-time, rastreabilidade e compliance (política interna, Sox), integração automática e rastreável com todos os sistemas internos envolvidos, base única e parametrização rastreável. O cliente passou a fazer a gestão de seus fornecedores, com base em informações do contrato, ao invés de “aceitar sem conseguir validar” os produtos e serviços de seus fornecedores e as NFs para pagamento.

v. Produtos Finais: sistema de inteligência artificial backend ou backoffice ad hoc, ou seja, para “rodar 1x e acabar com o backlog” (os novos contratos estabelecidos com fornecedores já tinha um processo digital “novo” – o backlog de mais de 15mil contratos, sem padrão era o escopo do projeto para digitalização de contratos de fornecedores). Foram digitalizados 15mil contratos físicos, variando entre 30 a 100 páginas por contrato, sem padrão, segundo as regras e parâmetros do cliente formando uma base de imagens padronizadas e indexadas (entre si, e com os contratos físicos originais) para armazenamento digital. Foram constituídos batches para carga automática no SAP das informações previamente analisadas, padronizadas e extraídas dos contratos digitalizados. Foram utilizadas RPA, OCR, CV, NLP e ML.

vi. Sistemas envolvidos: internos (legado, próprio, departamentais, SAP) e “papel” (contratos físicos)

vii. Cronograma: 12 semanas, Fase 01 com 10 semanas: digitalização dos contratos físicos, construção da inteligência artificial para extração das informações, segmentação dos contratos segundo parâmetros internos a partir da pré-análise das informações extraídas. Fase 02 com 02 semanas: montagem de base única, indexação das informações e contratos, elaboração dos batches para carga no SAP segundo parâmetros internos, construção da base única indexada segundo regras de Compliance (incluindo Sox), entrega de toda documentação e evidências do projeto para rastreabilidade

viii. Equipe envolvida: consultores de negócios e desenvolvedores de tecnologia (devs); time do cliente (somente a área cliente – o mesmo já possuía toda a documentação e agenda interna com outras áreas envolvidas no projeto)

ix. O Projeto: Digitalização de Contratos de Fornecedores – VP Redes de Multinacional Telecom
– Semana 00 a 10: entendimento da situação atual. Entrevistas com área cliente e envolvimento na agenda existente com todas as áreas direta e indiretamente envolvidas no projeto. Estruturação das regras e parâmetros, de negócios e legais. Montagem do processo de digitalização dos contratos físicos em “sala de guerra” no cliente (por questões de segurança e compliance interno, os contratos físicos não podiam sair do site do cliente). Construção da Inteligência Artificial envolvida nesta digitalização: digitalizar contratos, nomear e indexar arquivo digital criado para cada contrato segundo regras internas | correção e padronização das imagens digitalizadas | extração de informações das imagens digitalizadas em formato txt | análise e segmentação das informações extraídas segundo parâmetros e regras de negócios e legais | formatação das informações analisadas para carga automática no SAP e demais sistemas legado | Foi realizado um mapeamento detalhado de todas as atividades que deveriam ser desempenhadas para eliminação do backlog de 15mil contratos , incluindo pontos de input, output e aprovações, antes de iniciarmos a digitalização dos contratos de fornecedores. Todos os sistemas internos (SAP, departamentais, legado etc) foram mapeados e analisados para automatizações e integrações.
– Semana 10 a 12: validação amostral pelo cliente das informações analisadas, construção dos batches para carga no SAP e legado (incluindo departamentais) e criação dos arquivo finais validados (base de contratos digitalizados e indexados entre si, e com as versões físicas | base única digital padronizada e indexada com as informações dos contratos | batches para cargas).