Digitalização de Processos Recuperação de Créditos ICMS

Digitalização de Processos para Recuperação de Créditos de ICMS

Neste case, mostraremos os objetivos e resultados envolvidos na digitalização de processos para Recuperação de Créditos de ICMS na VP Jurídica de uma multinacional líder em telecom. O projeto foi dividido em 02 Fases, segundo a facilidade de extração das informações dos sistemas internos do cliente.

i. Case: multinacional líder em telecom

ii. Objetivo: otimizar, digitalizar e automatizar | foco em gestão e controles, automatizando e eliminando atividades operacionais e “manuais”

iii. Processos e Fluxos envolvidos: Jurídico | Recuperação de Créditos de ICMS

iv. Resultados: ganho de eficiência (interações automatizadas, padronizadas e online real-time para extração das NFs elegíveis dos sistemas internos), redução de custos (8x), ganho de assertividade (eliminação de erros operacionais e “manuais”), aumento de produtividade da cadeia envolvida (extração da NF dos sistemas internos, extração de informações complementares de sites governamentais, receita federal e sefaz + análise da NF, elaboração do “kit legal por NF”, preparação de arquivos batch para envio à Receita Federal com rastreabilidade e compliance), KPIs online real-time (gestão, tomada de decisão e previsibilidade), rastreabilidade e compliance (política interna, Sox), integração automática e rastreável com todos os sistemas internos e externos envolvidos, base única e parametrização rastreável. Houve 100% de digitalização de processos para recuperação de crédito de ICMS, etapas e fluxos

v. Produtos Finais: sistema de inteligência artificial backend ou backoffice operado sob demanda pelos consultores eValley (o cliente precisa realizar este processo 2x por ano – 02 lotes anuais de envio para recuperação de créditos de ICMS enviados à Receita Federal) composto de 3 etapas: extração NF (extração e análise das NFs elegíveis dos sistemas internos do cliente, mais de um sistema e mais de uma versão de sistema), montagem da base de NFs (extração de informações da NF digitalizada e extração de informações complementares para cada NF do sefaz, montando uma base única) e composição dos “kits legais por NF” (formatação e layout para armazenamento interno e envio à Receita Federal – em conformidade com legislação e política interna do cliente). O processo antes realizado por mais de 50 colaboradores diretos e indiretos em meses, foi reduzido para dias com colaboradores atuando somente na conferência e gestão do processo. Foram utilizadas RPA, CV, NLP e ML.

vi. Sistemas envolvidos: internos (legado, próprio, departamentais, SAP) e externos (websites e APIs)

vii. Cronograma: 06 semanas, Fase 01 com 04 semanas e Fase 02 com 02 semanas adicionais. Após a elaboração da solução digital, o processo roda em 1-3 dias. Fase 01: 01 semana para entendimento da situação atual e 04 semanas para desenvolvimento da Inteligência Artificial, concomitante ao entendimento da situação atual). A Fase 01, que envolveu o desenvolvimento da solução digital e rodar 8 lotes, foi de 04 semanas. Fase 02: esta fase envolveu “turbinar” os extratores digitais devido à dificuldade de acesso, extração e análise das NFs dos 10 lotes restantes dos sistemas internos do cliente. Foram 02 semanas adicionais. A partir de agora, com a solução digital “pronta”, o processo dura 1-3 dias, incluindo eventuais atualizações necessárias. A digitalização de processos, neste caso, substituiu e automatizou 100% das etapas e fluxos envolvidos (“apertar botão” inicia o processo digitalizado e automatizado por completo, com acompanhamento online real-time dos KPIs possibilitando parar ou analisar qualquer etapa de forma online real-time)

viii. Equipe envolvida: consultores de negócios e desenvolvedores de tecnologia (devs); time do cliente multi-disciplinar

ix. O Projeto: Digitalização de Processos para Recuperação de Créditos de ICMS – VP Jurídica de Multinacional Telecom

– Semana 00 a 01: entendimento da situação atual. Entrevistas e envolvimento de todas as áreas direta e indiretamente envolvidas com recuperação de créditos de ICMS. Formação de força-tarefa multidisciplinar para estruturação das regras e parâmetros envolvidos (legais e de negócios). Foi realizado um mapeamento detalhado de todas as atividades envolvidas por colaboradores diretos, indiretos e parceiros, da origem da NF elegível a recuperação ao envio final dos “kits legais por NF” à receita federal. Incluindo pontos de input, output e aprovações. Todos os sistemas internos (próprios, departamentais, legado etc) e externos (sites governamentais, correios etc) foram mapeados e analisados para automatizações e integrações. Para início da digitalização de processos para recuperação de créditos de ICMS, o cenário “to be” (novo processo digital, KPIs, procedimentos, otimizações de etapas, simplificação de processos e fluxogramas, forma de parametrizações, seleção de fontes oficiais de informação, time do cliente necessário para o sucesso do projeto etc) foi amplamente discutido e validado junto ao cliente

– Semana 00 a 04: elaboração e validação da solução digital. Como o processo inteiro (manual, envolvendo mais de 50 colaboradores diretos e indiretos de múltiplas áreas e parceiros) foi simplificado para “apertar um botão” e “rodar o processo inteiro”, a validação ocorreu somente nos inputs e outputs com as áreas jurídica e de auditoria.

– Semana 05 a 06: “turbo” específico nos extratores digitais, para tratativa dos arquivos com maior dificuldade de acesso (extração e análise)