Digitalização de Processos: Contas a Pagar

Digitalização de Processos: Contas a Pagar

Neste case, mostraremos os objetivos e resultados na digitalização de processos envolvidos no Contas a Pagar da VP Corporativa de Finanças em uma multinacional líder em telecom.

i. Case: multinacional líder em telecom

ii. Objetivo: Digitalização de Processos – otimizar, integrar e automatizar | Foco em gestão e tomada de decisões reduzindo atividades operacionais

iii. Processos e Fluxos envolvidos: CAP | Contas A Pagar – mais de 50mil NFs / mês

iv. Resultados: redução de custos (10x), ganho de assertividade (eliminação de 90% das atividades operacionais e “manuais”), aumento de produtividade da cadeia envolvida, KPIs online real-time (gestão, tomada de decisão e previsibilidade), rastreabilidade e compliance (HIPAA, Sox), integração automática e rastreável com todos os sistemas internos e externos envolvidos, base única e parametrização rastreável

v. Produtos Finais: plataforma BPM customizada com front-end website e mobile (site e APP) para uso interno e externo. Sistema administrativo, base única indexada e integração com sistemas existentes. Manuais técnicos e funcionais. Foram utilizadas OCR, RPA, CV e ML.

v. Sistemas envolvidos: internos (legado, SAP) e externos (parceiros, websites e APIs)

vi. Cronograma: 24 semanas (Principais fases: 04 semanas de entendimento da situação atual, 16 semanas de desenvolvimento, 04 semanas de teste versão beta, 04 semanas para implantação “go live” – algumas semanas de uma fase ocorrem simultaneamente com outra fase)

vii. Equipe envolvida: consultores de negócios e desenvolvedores de tecnologia (devs); time do cliente multi-disciplinar

viii. O Projeto: Digitalização de Processos CAP – Contas a Pagar
– Semana 00 a 04: entendimento da situação atual. Entrevistas e envolvimento de todas as áreas direta e indiretamente envolvidas no CAP. Também foram inclusos os parceiros do cliente envolvidos em qualquer etapa do processo e/ou fluxo. Foi realizado um mapeamento detalhado de todas as atividades envolvidas por colaboradores diretos, indiretos e parceiros. Incluindo pontos de input, output e aprovações. Todos os sistemas internos (próprios, departamentais, legado, SAP Brasil, SAP Latam e SAP Corp) e externos (parceiros, Correios, governos) foram mapeados e analisados para automatizações e integrações. Para início da digitalização de processos, o cenário “to be” (novo processo digital, KPIs, procedimentos, sistema admin, otimizações de etapas, simplificação de processos e fluxogramas, perfis de usuários internos e externos, forma de parametrizações, seleção de fontes oficiais de informação para composição de base única, time do cliente necessário para o sucesso do projeto etc) foi amplamente discutido e validado junto ao cliente
– Semana 00 a 16: elaboração e validação das especificações técnicas e funcionais (áreas usuárias, TI, Auditoria Interna – Brasil, Latam e Sede, parceiros e colaboradores indiretos), desenvolvimento da Inteligência Artificial (“cérebro”, regras, parâmetros, inputs, outputs, bases), desenvolvimento do sistema administrativo e integrações com sistemas internos e externos. Digitalização de processos e fluxos envolvidos direta e indiretamente (automatizar, integrar, flexibilizar, controlar, rastrear, visualizar, consultar). Elaboração e validação dos manuais técnico (usuário dev), administrativo (usuário administrador do sistema) interno (colaboradores internos e externos) e externo (parceiros)
– Semana 12 a 16: back-test (teste em arquivos reais de um período já contabilizado para efeito de comparação e validação – o back-test teve 100% de sucesso e ainda apontou falhas operacionais e perdas do processo “normal” não identificadas), ajustes finais, implantação e teste em áreas selecionadas e parceiros selecionados
– Semana 16 a 20: implantação assistida, em todas as áreas e parceiros envolvidos. Refinamento dos manuais de apoio e front-end com base nos feedbacks dos usuários
– Semana 20 a 24: implantação definitiva, “passagem de bastão” para o cliente e seus fornecedores selecionados. Na 32º semana, o processo anterior é “desligado”, sendo 100% substituído pelo novo processo digitalizado (Digitalização de Processos CAP). Por políticas internas e de segurança, o cliente roda os dois processos (“atual manual” e “novo digitalizado) por 12 semanas (Semana 20 a Semana 32).