Digitalização de Processos Financeiros | Faturamento

Digitalização de Processos Financeiros | Faturamento – VP de Finanças, Health Care

Neste case, mostraremos os objetivos e resultados envolvidos na digitalização de processos financeiros de uma empresa de Health Care, líder em seus três setores de atuação: homecare, ambulâncias e saúde preventiva. O objetivo final era 100% de digitalização de processos financeiros envolvidos no faturamento, de forma integrada e com base digital única visão cliente. A empresa havia adquirido as licenças da plataforma Sales Force. 100% dos processos, fluxos, atividades e etapas foram mapeados, analisados, otimizados, integrados e redesenhados, resultando em um novo processo digital corporativo e por unidade de negócios em 100% das atividades de faturamento. A eValley, sempre alinhando e validando com o time do cliente, foi responsável pelas especificações técnicas e funcionais para o time Sales Force (Harpia). Também atuou na preparação de manuais e programas de capacitação para o time do cliente (alinhando sempre entre os times do cliente e time Sales Force), incluindo uma comparação visual e prática aos colaboradores do time do cliente que seria usuários da plataforma da legenda “as is” para o “to be” (ou seja, telas comparativas entre o atual processo e o futuro processo na plataforma Sales Force). Fomos a ponte entre o time de negócios do cliente e o time dev (técnicos, desenvolvedores) Sales Force (Harpia). Todo o projeto também teve como parâmetro principal a regulamentação brasileira para o setor de saúde (ANS, TUSS, TISS etc), além das regras e políticas internas do cliente de Compliance (incluindo TI).

i. Case: empresa líder em nichos de Health Care

ii. Objetivo: otimização e redesenho de processos, integrando legado e “planilhas individuais de controle”, para digitalização dos processos financeiros | foco em faturamento

iii. Processos e Fluxos envolvidos: contratos, medição, contas a receber, comercial | Digitalização dos Processos Financeiros, foco em Faturamento (apuração, medição, validação, emissão de NF, glosa, envio de base formato ANS)

iv. Resultados: ganho de eficiência (100% dos contratos físicos foram digitalizados, padronizados, segmentados, indexados e servem como um dos parâmetros para faturamento de cada cliente), redução de custos (5x), ganho de assertividade e antecipação de receitas (cumprimento e envio de info nos prazos e formatos de cada cliente para validação e posterior emissão de NF), KPIs online real-time, rastreabilidade e compliance (política interna, ANS), maior previsibilidade de caixa

v. Produtos Finais: especificação técnica e funcional para desenvolvimento e implantação Sales Force (Harpia), cronograma de implantação e acompanhamento, processo redesenhado e otimizado para digitalização, incluindo elaboração de manuais para usuários intuitivos. Formação, gestão e preparação do time do cliente para “novo modelo operacional digital”

vi. Sistemas envolvidos: internos (legado, próprio, departamentais) e “papel” (contratos físicos com clientes)

vii. Cronograma: 03 semanas, mapeamento, análise, otimização e redesenho de todos os processos, fluxos, etapas, atividades, inputs e outputs envolvidos em Finanças, foco Faturamento

viii. Equipe envolvida: consultores de negócios; time do cliente

ix. O Projeto: Digitalização de Processos Financeiros | Faturamento – VP Financeira de Health Care

– Semana 00 a 01: entendimento da situação atual. Entrevistas com área cliente, fornecedores e criação de agenda com todas as áreas direta e indiretamente envolvidas no projeto (áreas usuárias e áreas clientes)

– Semana 01 a 02: mapeamento do processo atual, identificando oportunidades de melhorias e pontos críticos para digitalização dos processos financeiros, foco Faturamento. Metodologia: “1 day in the life of” e “carrapato”. Validação 2x por semana com cliente final (CFO)

– Semana 02 a 03: redesenho do processo, validando com cliente (CFO, diretor finanças, gerentes e coordenadores de CAR + comercial e contratos + operação + medição e apuração) e com Sales Force. Entrega da especificação técnica e funcional + cronograma + manuais + road map para o time o cliente